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控制你的数字混乱

控制你的数字混乱
盖蒂图片社

文件柜和桌子被纸压得满满的日子可能已经过去了,但这并不意味着我们21世纪的生活变得更有条理了。随着无线技术融入到我们的日常生活中,我们中的许多人只是简单地把纸张杂乱换成了数字混乱。你可能认为这是理所当然的,但它确实存在:你的收件箱爆满,桌面屏幕上乱七八糟的文件,以及手机存储空间已满的提醒。疫情期间,从办公室到远程办公的转变,进一步模糊了个人和商业文件的划分,使组织工作变得更加困难。“当我们生活中的某个数字领域变得充实时,会让人感到不知所措,”生产力教练克莱尔·库马尔(Clare Kumar)说。以下是控制数字混乱的一步一步的指导。

之后,学习如何删除99%的数字足迹。

留出时间进行数字化清理

留出时间进行数字化清理
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不要指望在你已经感到疲惫的时候,在一天结束的时候清理你的电子设备。最好把这项任务安排在你有时间和精力完成的一天,就像你可能会留出一天来打扫你的房子一样。库马尔说:“与任何组织项目一样,这需要一些脑力、战略思考和规划。”在做了一些整理之后,调整你的满足感也很重要——这将激励你继续前进。如果你发现定期大规模清理你的电子设备太让人难以承受,找出适合你的频率。就像在一天结束时把衣服放好一样,在拍完不想要的照片后立即删除可能会感觉更容易。

专家提示:考虑从遗产的角度组织你的数字杂乱。你的近亲需要知道你拥有什么——密码、财务状况、法律文件——以及这些文件的位置,以防紧急情况。

以下是30件你可以在30分钟内完成的事情。

为你想保留或删除的东西设定优先级

为你想保留或删除的东西设定优先级
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根据库马尔的说法,当你开始整理所有文件时,无论是网上银行对账单还是你上次度假的视频,首先要做的是想想你最重要的事情。就像你在房间里整理杂物一样——想象一下垃圾抽屉、旧杂志、旧盘子——想象一下你的垃圾邮件和过时的文件正在你的数字环境中占据宝贵的空间。她说:“你一定要有意为之,因为这太抽象了。”你要问自己的关键问题是:你想要保存哪些文件,你想如何使用它们?例如,如果你的爱好是摄影,你会想要确保你的设备上有足够的空间来存储照片,并有一个组织策略来再次找到它们。

专家提示:首先把你设备上的所有文件分类,比如照片、工作和税务。

以下是职业组织者每天要整理的12件事。

选择正确的存储选项

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很有可能,你已经收到了至少一个智能设备的警告,你的存储空间已经接近极限。幸运的是,有许多不同的数字存储选项,你可以点击来从你的设备上传输这些文件。这些选项可以分为两大类:可接入设备的物理存储设备(如USB闪存驱动器或外部硬盘驱动器),以及可在线访问并将文件存储在远程服务器上的云存储设备(如Dropbox和Microsoft OneDrive)。什么时候你会选择其中一个而不是另一个?嗯,这取决于你存储的文件类型,它们有多大,以及你将来想如何访问它们。例如,如果你正在存储数码照片文件,想要与家人分享,基于云的存储会更好,因为它允许多个用户共享对相同文件的访问。

虽然将所有文件保存在一个位置可能很诱人,但Kumar指出,使用多个选项并没有什么错——只要它们不仅可以存储,而且可以尽可能轻松地检索。她说:“我的iPhone会备份到iCloud,因为这在那种环境中是很自然的。我使用谷歌Drive,因为我的Gmail也在里面。”

专家提示:不要忘记考虑可能需要保存在更安全存储中的工作相关文件的法律要求。

了解高度有组织的人每天早上的习惯。

创建一个对你有意义的组织系统

创建一个对你有意义的组织系统
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现在让数字文件自带自动生成的文件名当然更容易,但从长远来看,更谨慎地标注是有好处的。如果你想找几次度假时拍的一张珍贵的家庭照片,你会更容易在“family- holidays -斐济-july-2019.jpg”的文件名下找到,而不是“10077882 .jpg”。“只要你创建了一个容易找到的文件名,你就付出了代价。”这有两个方面——你如何发现事物和你如何命名事物。文件层次结构可能变得复杂和迷宫——就像你添加的级别越多,所以最好让事情尽可能简单。例如,将你的照片嵌套在文件夹“Photos - > 2021 - > March”中,稍后就会很容易找到它们。

如果你是一个视觉型的人,那就把它应用到你的组织策略中。喜欢在手机上下载应用程序,却不喜欢它们弄乱主屏幕?把它们按颜色分组。库马尔建议:“只需要尽可能多的结构,而不是更多。”同样的规则也适用于命名文件——让你的大脑尽可能简单。

专家提示:命名文件时,从日期开始,然后是“yyyy-mm-dd-taxes”之类的主题。这样你就可以按时间顺序对文件进行排序,这样你就可以看到最老的或最近的文件。

学习这30多个iPhone技巧,会让事情变得更容易。

利用组织应用程序的优势

利用组织应用程序的优势
在上面

市场上有很多不同的应用程序都是为了帮助进行数字分离而设计的。对于那些希望控制收件箱和电子邮件订阅的用户,Kumar建议为您的智能手机展开.Me。该工具允许您轻松取消订阅不需要的电子邮件,或将您喜爱的订阅合并到一封电子邮件中。如果您发现自己日复一日地打开多个选项卡,浏览器扩展OneTab会将它们合并到一个列表中,以节省设备的内存(和时间)。要清除你在社交媒体上的旧帖子(可能是令人尴尬的帖子),你通常可以在应用程序中删除或存档。

专家提示:如果你的收件箱里的邮件数量达到了历史最高水平,可能是时候彻底清理了。库马尔说:“我强烈建议保存那些从情感或商业文档的角度来看真的很重要的邮件,然后你可以按时间批量删除。”

不过要注意安全专家手机上永远不会有的8个应用程序。

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在你的日常生活中安排定期清理杂物

在你的日常生活中安排定期清理杂物
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库马尔建议每季度检查一下你所有的设备和文件。至少,每年对你使用的存储进行一次审计。你可能会错过一个更高效的新应用程序,或者意识到你的存储解决方案已经过时(甚至满了)。如果您仍然有一些过时的技术(如软盘)上的旧文档,那么在它们永久丢失之前,可能需要考虑将它们转移到一个更可靠的支持位置。你仍然可以使用外部或内部软盘驱动器将数据复制到现代计算机上,但技术可能已经发展到某些旧文件格式无法读取的地步。库马尔说:“有一个窗口,当服务相当便宜的时候,可以转换这些东西,在它变成一个真正的独家和昂贵的服务之前,是值得跳上去的。”

专家提示:库马尔建议阅读有组织的思维:在信息超载的时代保持思维的清晰丹尼尔·j·列维京(Daniel J. Levitin)对如何驾驭我们所消费的所有数据发表了看法。

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资料来源:加拿大RD

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